Как организовать мероприятие с ограниченным бюджетом?

Если вы хотите сделать запоминающееся мероприятие на большое количество человек (скоро?), при этом не платить много, то предлагаем вам #лайфхаки из своего опыта организации мероприятий от 50 до 200 человек.

Как всем управлять?

1️⃣Чат ответственных в мессенджере. В нем составляем программу и назначаем ответственных. Отдельно — общий чат всех участников, где будет вся информация о времени, месте, как добраться и др.
Советуем организовать хотя бы одну встречу ответственных вживую.

2️⃣Гугл документ со списком (вишлистом) подарков, со ссылками от отмечающих праздник. Люди выбирают, что подарить и ставят галочку.

3️⃣Гугл таблица, где гости сами вносят ФИО, а также, что из еды они смогут принести с собой, какой творческий номер готовят и пр.

4️⃣Если вы ответственный, на месте распишите задачи на большом листке бумаги, чтобы все участники процесса могли сами выбрать, что нужно делать и не обращаться к вам. Обращайтесь к гостям за помощью (например, расставить столы или подготовить сцену).

Выбор локации

Ответственный за локацию обзванивает несколько локаций выбранного типа по критериям бюджета, доступности и т.д. Отсматривает, делает фото/видео и бронирует.

⚪️Варианты: коворкинг, лофт, библиотека, турбаза, загородный дом, культурные центры, храмовые постройки. Летом — парк.

⚪️Бронируйте заранее, особенно перед праздниками, уточняйте про парковку, мангальную зону, беседки, кофемашину, столы, стулья, проектор, микрофоны и т.п.

⚪️Если вы собираете деньги на оплату локации, назначьте ответственного за сбор денег.

Закупка продуктов

?Закупать продукты для блюд лучше на оптовом рынке. Запаситесь контейнерами, чтобы все можно было аккуратно сложить и потом одарить.

?Закажите районную, доступную по цене кулинарию (кухни для школ, например). Договоритесь об оптовой скидке.

?Гости могут приносить свою еду и напитки, но надо понимать соотношение соленого/сладкого и хватит ли на всех. В Гугл таблице сделайте колонку «вес» рядом с категориями «сладкое»/«соленое». Имейте под рукой телефон быстрой доставки пиццы/пирогов. Обязательно закажите воду или попросите это сделать ответственного.

?Пример бюджетного напитка — домашний лимонад. Рецепт: делаете концентрат лимонного сока, сахара и кипятка. Потом подливаете его в лимонадники и разбавляете водой. Пара долек лимона и эффектный напиток готов!

?Обозначьте позицию с алкоголем. Безалкогольная вечерника — плюс к бюджету.

Творческие номера

Ответственный за творческую программу делает сценарий мероприятия и пользуется списком из гугл таблицы. Исходя из предпочтений, можно сделать спортивную, творческую программу, посиделки с настольными играми и т.д.

Украшение

Есть множество информации в соцсетях, как бюджетно и красиво оформить столы, сцену, фотозону. Будьте креативны.

Уборка

Заранее найдите волонтеров на уборку, иначе все разойдутся, а убирать придется только вам. Не спешите покупать пакеты для мусора. Пакеты от принесенных продуктов сберегут ваши расходы и природу.

И, главное, не забывайте на любое мероприятие взять с собой хорошее настроение. Это залог его успеха!)